Organizar un evento es una tarea muy compleja. Uno de los métodos que nos funcionó como equipo fue proporcionar a las personas herramientas que aumenten su productividad. Hace tiempo que uso Evernote para muchas tareas y considero que uno de los motivos por el que no me he vuelto loco con la organización del evento es gracias a los “superpoderes” que me brindó Evernote para mantener todo lo relacionado con la conferencia organizado.
Tengo una pila de libretas llamada “Conferencia SWITCH” que contiene varias libretas de notas. A continuación hablaré de cada una de ellas y explicaré cuán necesarias son para organizar con éxito un evento.
Ponentes
Aquí es donde van todos los ponentes confirmados. Cada ponente tiene su propia nota. A su vez, cada nota contiene una imagen del ponente, una pequeña biografía y algo de información de contexto: cómo fue invitado, qué duración tendrá su ponencia, el tema de la ponencia, el estado de su vuelo, entre otros temas.
¿Por qué es importante? La parte más fácil es saber quiénes son tus ponentes. Lo que no es tan fácil, y donde Evernote es de mucha utilidad, es tener un solo lugar donde agrupar toda la información (con o sin contexto) sobre los ponentes. Esto es clave para mantener una comunicación eficiente con el equipo y los ponentes.
Posibles ponentes
Se usa principalmente en la etapa de investigación. Uso esta libreta para apuntar a las personas que podrían ser ponentes. Esta libreta es una mezcla entre notas que he escrito yo mismo sobre sugerencias que me han hecho de posibles ponentes e información capturada con el Web Clipper.
¿Por qué es tan importante? Con tantas sugerencias, es muy importante tener los datos de todos los posibles ponentes en un solo lugar. Además, el hecho de que se puedan eliminar o mover a la libreta “Ponentes” con pocos clics hace que la experiencia general sea fácil y sin errores.
Logística
Aquí guardo notas relacionadas con la logística que luego derivo a mi equipo. Las notas que van aquí incluyen ideas de lo que podemos hacer durante el evento, problemas logísticos que podemos anticipar, notas tomadas en visitas y reuniones, y contactos de personas clave en el área.
¿Por qué es tan importante? Con la libreta “Logística” no pierdo el rastro de esas geniales ideas que se pueden realizar en el lugar. Además, me permite revisar rápidamente qué está pasando en cuanto a las operaciones y el flujo de trabajo.
Conservación
Aquí es donde va el contenido (artículos, capturas de pantalla, ideas). Estas notas son útiles para crear la libreta Posibles Ponentes con oradores adecuados al tema del evento. Pero la conservación de información no se trata solamente de ponentes. Reunir información sobre los temas que queremos investigar es una tarea ardua en sí misma. Con el Web Clipper puedo obtener imágenes de cosas interesantes que quiero hacer, artículos que tratan sobre temas clave y personas que podría invitar. Básicamente, todo lo que no esté relacionado con los ponentes y que me ayuda a crear una experiencia de contenido más sólida va en esta libreta.
¿Por qué es tan importante? Un gran evento está ligado al contenido y la experiencia, además de la posibilidad de conocer gente. Esta libreta hace que sea más fácil elegir ponentes y socios de contenido para que, en definitiva, pueda brindar una mejor experiencia a los participantes.
Equipo
Esta es mi libreta de “gestión del equipo”. Incluye información clave sobre cada una de las personas que trabajan conmigo en el evento, así como de la tarea que cada persona debe realizar.
¿Por qué es tan importante? Tener información sobre los miembros de tu equipo a mano aumenta la efectividad de la gestión del equipo.
Posibilidades
Viajar alrededor del mundo te permite conocer mucha gente. Es muy probable que termines contándole a la gente sobre lo que haces y que les interese unirse. Además, podrías encontrarte con empresas que podrían ser buenos socios mientras navegas por Internet. Aquí guardo todo este tipo de información, tales como todos los detalles sobre personas o empresas que podrían estar interesadas en SWITCH. La lista va creciendo a lo largo del año a medida que asisto a reuniones, eventos y otras conferencias.
¿Por qué es tan importante? Esta libreta es importante por varios motivos. En primer lugar, te salva de perder por accidente la información de seguimiento de tu evento. En segundo lugar, tener todos los datos a mano me permite acercarme a cualquier posible contacto en cualquier momento, con más eficiencia y evitando la pérdida de tiempo. Finalmente, me permite generar acuerdos importantes y claves para nuestro éxito.
Patrocinadores
Esta libreta contiene una lista de posibles patrocinadores, contactos, información previa y relaciones que podríamos haber establecido. También incluye información necesaria para mantener una vía clara de comunicación con ellos. Casi siempre comparto esta información con mi Gerente de Patrocinio.
¿Por qué es tan importante? Tener una libreta de “Patrocinadores” nos permite hacer un seguimiento de nuestros objetivos en relación con ellos. También nos permite ver fácilmente qué es lo que ya hemos hecho hasta ahora y qué nos queda por hacer.
Ricardo Souza es CEO de ColorElephant y organizador de la Conferencia SWITCH, un encuentro anual que se realiza en Portugal para todas las personas interesadas en construir el futuro de la tecnología y las iniciativas empresariales.
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